Prospection automatisée par email : relances et suivi sans effort

Qu'est-ce que la prospection automatisée ?

On parle aussi de prospection automatique. Vous écrivez une seule fois une séquence : un premier email, puis deux ou trois relances, chacune avec son délai. Vous l'attribuez à une liste de prospects. Le logiciel envoie chaque étape au bon moment depuis vos boîtes mail, relance dans le même fil et retire de la séquence toute personne qui répond.

Ce n'est pas une newsletter, envoyée en une fois à des inscrits depuis un service d'envoi. Une prospection mail automatique part de vraies boîtes, à petit volume par boîte, vers des prospects qui ne vous connaissent pas encore. La méthode complète est détaillée dans le guide de la prospection par email.

Ce que vous pouvez automatiser, et ce qui reste humain

Automatiser sa prospection, c'est déléguer l'exécution, pas le jugement. Le logiciel est fiable pour ce qui se répète : envoyer à l'heure, compter, s'arrêter. Il ne sait pas à qui écrire ni quoi dire.

Aucun outil ne fournit une bonne liste ou un bon angle à votre place : MailProspect, par exemple, ne vend pas de base de contacts et n'écrit pas vos emails.

Comment se déroule une campagne automatisée ?

Le flux d'une campagne dans MailProspect, de la boîte connectée à la première réponse :

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   Préparer les boîtes et les domaines

   Ajoutez vos boîtes SMTP et IMAP, vérifiez SPF, DKIM et DMARC et laissez le warm-up de vos boîtes tourner 2 à 3 semaines. Une nouvelle boîte monte progressivement : 10 emails le premier jour, puis 5 de plus chaque jour.

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   Importer les prospects

   Fichier CSV ou Excel jusqu'à 200 000 lignes. Les colonnes en plus deviennent des variables ; doublons et liste noire sont écartés.

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   Écrire la séquence

   Un premier email, des relances et leurs délais, avec des variantes A/B si vous le souhaitez. Une variable inconnue ou une étape vide bloque le lancement, avec la correction proposée.

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   Régler le planning

   Jours et heures d'envoi, fuseau horaire, limite par jour et nouveaux prospects par jour. Les envois sont étalés sur la fenêtre, avec un écart minimum entre deux emails d'une boîte et une marge aléatoire.

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   Lancer

   Chaque prospect reçoit l'étape suivante à la date prévue, en « Re: » dans le même fil, depuis la même boîte, tant qu'il n'a pas répondu.

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   Traiter les réponses

   Les réponses arrivent dans une boîte de réception unifiée. Vous les étiquetez (intéressé, RDV pris, pas intéressé…) et répondez dans le fil depuis la bonne boîte.

Combien d'étapes prévoir ? La plupart des séquences B2B comptent deux ou trois relances espacées de quelques jours, la « règle des 3 emails », et chaque relance doit apporter un élément nouveau. Le guide pour relancer un email de prospection détaille les délais et le contenu de chaque relance.

Quand une séquence de relance doit-elle s'arrêter ?

Une séquence n'est sûre que si elle sait s'arrêter. Voici les règles appliquées par MailProspect ; ce sont aussi les questions à poser à tout outil avant de lui confier vos prospects.

• Réponse : une vraie réponse arrête la séquence, même si une relance était déjà programmée, ainsi que les séquences de la même personne dans vos autres campagnes.
• Toute l'entreprise : en option, la réponse d'un contact arrête la séquence de ses collègues du même domaine (hors messageries grand public comme Gmail ou Outlook).
• Réponse automatique : en option, un message d'absence arrête aussi la séquence ; sinon, il est rangé à part.
• Désinscription écrite : une réponse « STOP », « Unsubscribe » ou « Désabonnement », même suivie d'une signature, vaut désinscription.
• Pas de nouvelle campagne : une personne qui a répondu n'est pas ajoutée à une nouvelle campagne, sauf si vous désactivez cette option à l'ajout.
• Réception lue récemment : une boîte n'envoie d'emails de campagne, relances comprises, que si sa réception a été lue il y a moins de 15 minutes. Si la lecture tombe en panne, les relances s'arrêtent.
• Jamais deux fois la même étape : chaque envoi est réservé avant de partir ; même après une panne, un prospect ne reçoit pas deux fois le même email.
• Trop de bounces : une campagne se met en pause au-delà de 5 % de bounces (au moins 5 sur les 40 premiers emails).

Quatre pièges quand on automatise sa prospection

Envoyer trop, trop vite

Puisque l'outil envoie seul, la tentation est de pousser une boîte à plusieurs centaines d'emails par jour : c'est le moyen le plus rapide d'abîmer la réputation d'un domaine. Restez à 30 à 50 emails par jour et par boîte au maximum, ajoutez des boîtes plutôt que de forcer le volume, et nettoyez vos fichiers pour viser moins de 2 % de bounces.

Relancer quelqu'un qui a déjà répondu

Le prospect répond « pas avant janvier » le mardi et reçoit votre relance le jeudi. Cela arrive quand l'outil lit les réponses trop rarement, quand la réponse tombe dans le dossier spam ou quand la personne figure dans deux campagnes. Les règles d'arrêt ci-dessus couvrent ces trois cas.

Envoyer le même message à tout le monde

Un texte identique pour tous se repère vite et ne répond à aucune situation précise. Les variables (« {{prénom}} », « {{entreprise}} » ou toute colonne de votre fichier) et le spintax « {Bonjour|Salut} » font varier la forme ; seule une vraie raison d'écrire change le fond. Les modèles d'emails de prospection donnent des points de départ à adapter.

Oublier la désinscription

Chaque sollicitation par email doit permettre d'identifier l'expéditeur et de refuser simplement les prochains envois, comme le rappelle la CNIL. Dans MailProspect, le lien et l'en-tête de désinscription en un clic (RFC 8058) sont ajoutés par défaut, et la liste noire s'applique à toutes vos campagnes.

Le cadre varie selon le pays. En France, la prospection d'un professionnel par email est admise sans consentement préalable si le message concerne sa fonction et s'il peut s'y opposer. En Belgique, le SPF Economie rappelle que la publicité par email exige en principe un consentement préalable, avec des exceptions (clients sous conditions, adresses génériques comme info@ ou contact@). Le guide RGPD et prospection par email détaille ces règles.

Pour qui ? Quatre cas d'usage

Agence de prospection

Un espace de travail par client, avec ses boîtes, ses campagnes et ses utilisateurs ; des rôles (propriétaire, administrateur, membre) et un journal d'activité pour savoir qui a lancé quoi. Le plan Agence ouvre des espaces de travail illimités.

SDR et commerciaux

Les relances partent seules et les réponses arrivent triées : votre temps va aux conversations, pas aux envois. Vous réglez le nombre de nouveaux prospects par jour, puis vous travaillez depuis la boîte de réception unifiée, avec des étiquettes pour suivre les personnes intéressées.

Indépendant

Prospecter sans y passer ses journées : une séquence courte, quelques boîtes, un volume modeste. Une limite à connaître : le warm-up ne s'appuie que sur vos propres boîtes, sans réseau partagé ; il est donc plus efficace avec plusieurs boîtes qu'avec une seule.

Entreprise B2B

Une prospection régulière depuis vos propres domaines, avec des garde-fous pour votre réputation d'expéditeur : SPF, DKIM et DMARC revérifiés toutes les 6 heures, domaines destinataires inexistants détectés avant l'envoi, boîte qui ralentit si elle accumule les refus. L'arrêt pour toute l'entreprise évite de relancer vos autres contacts d'une société qui a déjà répondu.

Choisir un outil selon vos canaux

La réponse dépend d'abord du canal. Si votre prospection mêle LinkedIn, appels et email, il vous faut un outil multicanal : le comparatif des outils de prospection les classe par usage. Si l'email suffit, vérifiez au moins ces points :

• envoi depuis vos propres boîtes, avec une limite par boîte et une rotation entre elles ;
• relances dans le même fil et arrêt sur réponse, y compris dans les autres campagnes ;
• lecture fréquente des réponses, dossier spam compris ;
• désinscription en un clic et liste noire par adresse ou par domaine ;
• warm-up et contrôle de SPF, DKIM et DMARC ;
• un prix qui ne pénalise pas l'ajout de boîtes.

MailProspect est un logiciel de prospection par email construit sur ces critères, avec une interface en français pensée pour la France et la Belgique. Ses limites, à connaître avant de choisir : email uniquement (pas de LinkedIn, d'appels ni de SMS), pas de base de contacts ni d'enrichissement, pas d'intégration CRM native (export CSV et alertes par webhook vers Slack, Mattermost, Google Chat ou Discord), et des boîtes connectées en SMTP et IMAP, sans API Gmail ni Microsoft 365.

Les tarifs de MailProspect ne dépendent que du volume d'emails de campagne : boîtes, warm-up, utilisateurs et contacts sont illimités dans tous les plans.