Rotation des boîtes mail : envoyer plus sans abîmer vos boîtes

Pourquoi prospecter avec plusieurs boîtes mail ?

Une boîte qui prospecte écrit à des inconnus, qui peuvent signaler ses messages comme spam. Nous recommandons 30 à 50 emails de campagne par jour et par boîte au maximum, après 2 à 3 semaines de warm-up : au-delà, ajoutez une boîte plutôt que de forcer.

• Un volume modéré par boîte. Chaque adresse garde un rythme proche d'un usage normal. Google demande d'envoyer à un rythme régulier, sans rafales, et d'augmenter le volume lentement (consignes aux expéditeurs).
• Une réputation répartie. Gmail suit le volume, les réactions des destinataires et les limites par domaine et par adresse IP. Avec plusieurs boîtes sur plusieurs domaines, un signalement ou une limite atteinte ne concerne qu'une partie de vos envois.
• Une boîte en difficulté ne bloque pas tout. Mot de passe changé chez le fournisseur, quota atteint, refus : une campagne sur une seule boîte s'arrête avec elle. Sur dix boîtes, les neuf autres continuent.

Plusieurs boîtes servent aussi au warm-up de vos boîtes mail : dans MailProspect, elles s'écrivent entre elles, de préférence d'un domaine à l'autre.

Comment fonctionne la rotation des boîtes mail dans MailProspect ?

Dans chaque campagne, vous choisissez les boîtes qui envoient, sans attribuer les prospects à la main ; le logiciel de prospection par email MailProspect répartit ensuite les envois selon quatre règles.

• Les boîtes les plus disponibles d'abord. Parmi les boîtes sélectionnées, celles qui ont encore le plus de marge sur leur limite du jour envoient en premier. Une boîte qui a atteint sa limite attend le jour suivant.
• Un prospect garde sa boîte. Le premier email fixe l'adresse d'envoi : toutes les relances partent de la même boîte, dans le même fil (« Re: »). Si cette boîte est en pause, les relances de ses prospects attendent qu'elle reparte.
• Des campagnes au même rythme. Des campagnes qui partagent des boîtes réservent un envoi chacune à leur tour, comme un tourniquet : la première lancée ne prend pas toutes les boîtes libres. La limite quotidienne d'une boîte vaut pour toutes ses campagnes.
• Un rythme moins mécanique. Chaque boîte a sa limite quotidienne et un écart minimum entre deux envois, toujours respecté ; une marge aléatoire évite les intervalles fixes.

Une nouvelle boîte entre dans la rotation progressivement

Une boîte ajoutée n'envoie pas tout de suite à plein régime : 10 emails de campagne le premier jour, puis 5 de plus chaque jour, jusqu'à la limite que vous avez fixée. Avec une limite de 40, elle l'atteint au septième jour. Entre-temps, les boîtes déjà rodées, qui ont plus de marge, passent devant.

Une boîte qui accumule les refus se met en retrait

Quand un fournisseur signale une limite d'envoi atteinte, la boîte attend (2 heures, puis davantage), sans que ses prospects soient comptés en bounce. Si les refus s'accumulent, elle ralentit, se met en pause, puis passe en erreur, par exemple après 5 emails de campagne refusés d'affilée par les serveurs d'au moins 3 domaines. Le tableau de bord vous alerte ; les autres boîtes continuent.

Combien de boîtes mail prévoir ?

Partez de votre volume quotidien, relances comprises : 40 nouveaux prospects par jour et une séquence de trois emails font environ 120 envois quotidiens. Puis appliquez nombre de boîtes = emails par jour ÷ 30 à 50 : le résultat à 50 est un plancher, celui à 30 laisse de la marge aux boîtes récentes.

Prévoyez quelques boîtes de plus : une boîte neuve ou en pause n'envoie pas à plein régime. Le simulateur de volume et de prix fait le calcul inverse, de vos boîtes vers le volume mensuel et le plan adapté.

Plusieurs domaines, pas seulement plusieurs boîtes

Les boîtes d'un même domaine partagent sa réputation. Répartissez-les sur deux domaines ou plus, chacun avec SPF, DKIM et DMARC : notre guide de la délivrabilité email détaille ces réglages, et la méthode pour envoyer des emails en masse sans finir en spam replace la rotation parmi les autres règles d'envoi.

Des boîtes illimitées, sans facturation à la boîte

Faire payer chaque boîte pousserait à surcharger celles que vous avez. Chez MailProspect, les boîtes sont illimitées dans tous les plans, rotation entre vos boîtes et domaines comprise : le prix ne dépend que du volume d'emails de campagne, dès 29 € HT par mois pour 10 000 emails (plan Essentiel).

Les boîtes ne sont pas fournies : vous connectez les vôtres, chez Hostinger ou chez tout fournisseur SMTP et IMAP (Gmail et Outlook aussi, souvent avec un mot de passe d'application ; pas de connexion par l'API Gmail ou Microsoft 365). Vos abonnements de messagerie et vos domaines restent à votre charge.

Vous comparez avec un outil dont le prix suit le nombre de boîtes ? Notre page alternative à Emelia met les deux modèles de prix côte à côte.